各部（科）室：

现将《许昌市公共资源交易中心交易档案管理办法》，印发给你们，请认真遵照执行。

 

 

 

 

                               2019年5月15日

 

 

许昌市公共资源交易中心

交易档案管理办法

 

第一章 总  则

第一条 为加强公共资源进场交易项目的交易档案集中统一管理，保证交易档案的真实、完整与安全,根据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国档案法实施办法》《电子招标投标办法》和国有土地使用权出让、国有产权交易等有关档案管理规定，结合中心实际情况，制定本办法。

第二条 本办法适用进入许昌市公共资源交易中心（以下简称中心）交易项目的交易档案的收集、整理、移交和管理等。

第三条 本办法所称交易档案是指工程建设、政府采购、国有土地使用权出让、国有产权交易等项目进场交易过程中形成，具有保存价值的纸质资料、电子文档以及音视频资料。

第四条 交易档案作为反映招标、采购、土地出让、产权交易等交易活动的重要记录和资料，应当依法保存，不得伪造、变更、隐匿或者自行销毁,其内容必须准确、齐全、完整和有效。

第二章 职责和分工

第五条 交易档案实行集中管理，交易见证部负责交易档案的集中收集、整理、装订、编制目录、归档等，定期移交至市档案馆保管，提供查询服务。

第六条 相关业务部室应及时收集、整理进场项目交易过程中产生的各类文件资料，负责电子化项目的电子文件加载至许昌市公共资源交易平台系统，交易见证部核查电子化项目的电子文件齐全性、合规性后一键归档；及时将纸质资料移交交易见证部，确保交易档案的真实性、齐全性、完整性和安全性。

（一）工程建设、政府采购、产权交易类项目

1、前期资料：组织计划部、集采部负责收集、整理、编制目录清单，负责电子化项目的前期资料、受理信息等电子文件加载至许昌市公共资源交易平台系统，及时将具有保存价值的纸质资料移交交易见证部，由交易见证部负责整理并加载至许昌市公共资源交易平台系统。

2、开标、评标资料：开标、评标服务部负责收集、整理、编制目录清单，负责电子化项目的开标签到表、开标记录等电子文件加载至许昌市公共资源交易平台系统，及时将具有保存价值的纸质资料移交交易见证部，及时将具有保存价值的纸质资料移交交易见证部，由交易见证部负责整理并加载至许昌市公共资源交易平台系统。

3、结果公示公告、中标通知书及合同：结果公示公告发布、中标通知书发出、合同签订后由招标人（代理机构）或中标人将中标通知书和合同电子文件加载至许昌市公共资源交易平台系统，及时将具有保存价值的纸质资料移交交易见证部，由交易见证部负责整理并加载至许昌市公共资源交易平台系统。

（二）地产交易类项目

地产交易中心负责收集、整理、归档，及时移交交易见证部。

第七条 信息部负责音视频资料和全流程电子化项目的电子文件备份、储存，确保数据电文不被篡改、不遗漏和可追溯。

 

第三章 归档要求

第八条 归档的电子档案应从项目进场阶段至合同签订阶段，要能反映项目的各个流程，其中的文本、附件、数据及图像、音频、视频等多媒体文件要做到真实、齐全、完整和有效。

第九条 归档的纸质文件资料应按照工程建设、政府采购、国有建设用地使用权出让、国有产权交易等分类收集、整理、存档（详见附件1-1至1-4）。

交易纸质档案资料应包括：

1、按照项目类别的卷内目录顺序整理档案。

      2、归档的交易档案资料应字迹清楚、图表整洁。

3、所有资料采用盒装，并标明项目编号、项目名称、开标日期及册数。

4、签字、盖章、日期等内容齐全。

5、填写《进场交易档案移交登记汇总表》（详见附件2)。

 

第四章 档案管理

第十条 各相关业务部室对整理好的交易档案进行复核审查，交易见证部确认后签收。

第十一条 交易档案资料不全或未按档案管理要求整理的，各相关业务部室应按要求重新整理后移交交易见证部。

第十二条 交易见证部负责电子档案的齐全性、合规性，在项目结束后及时一键归档，将电子归档档案登记造册，确保交易档案的真实性、齐全性、完整性和安全性。

 

交易见证部负责纸质交易档案的统一分类编号、贮存和妥善保管，保证档案库房的清洁卫生，做好防虫、防霉、防湿、防火、防盗等工作。

第十三条 交易档案按照年度档案编号顺序进行存档摆放。        

第十四条 交易档案保存期限按有关法律规定执行。

第十五条 交易见证部应在每年的一季度完成上年度移交的交易档案目录编制工作。

第十六条 确需查阅或复印交易档案的，应填写《进场交易档案查阅登记表》 (详见附件3)，报经中心分管领导同意后办理手续。

第十七条 交易档案原则上不得外借。查阅、复制纸质交易档案时，应在档案室进行借阅，不得将档案资料带出档案室。

第十八条 档案管理人员工作变动，应办理交易档案及档案清册的移交手续。

第五章 附则

第十九条 本办法自发文之日起执行。

 

附件：1、进场交易项目交易存档资料

                 2、进场交易档案移交登记汇总表

3、进场交易档案查阅登记表

附件下载：附件1、招投标进场交易项目存档资料.doc
附件下载：附件2、交易档案移交登记汇总表.xls
附件下载：附件3、进场交易档案查阅登记表.xlsx